Okul Aile Birliği İşlemlerinde Sık Yapılan Hatalar

YöneticiHane

Paylaşmak Güzeldir

Haberler: Sitemizin Facebook Sayfası ve Müdür Yardımcıları ve Öğretmenler için kurduğumuz grubumuza sizleri bekliyoruz.


Okul Aile Birliği İşlemlerinde Sık Yapılan Hatalar (Okunma sayısı 10829 defa)

0 Üye ve 1 Ziyaretçi konuyu incelemekte.

YoneticiHane

daha çok Çevrimdışı
  • *****
  • Administrator
  • Süper Üye
  • İleti: 1514
  • Karma: +19/-0
  • Cinsiyet: Bay
    • YöneticiHane.COM
Okul Aile Birliği İşlemlerinde Sık Yapılan Hatalar


1- Okul Aile Birliği Genel Kurul toplantılarının Ekim ayı sonuna kadar yapılması gerekirken bazı okullarda Kasım ve Aralık ayında yaptığı görülmüştür.

2- Genel Kurul Toplantı Dosyasında;

   Toplantı gündem yazısı,
   Veli duyuru pusulası,
   Genel Kurul toplantı tutanağı,
   Veli imza sirküleri,
   Gelir-Gider Bilançosu,
   Denetleme Kurulu nihai raporu,
   Tahmini bütçe görülmemiştir.

3- Genel Kurul Toplantı Tutanağında;

   Divan Başkanı ve Katip üyenin seçilmediği,
   Yönetim Kurulu ve Denetim Kuruluna seçilen velilerin aldığı oyların yazılmadığı,
   Denetleme Kurulu nihai raporu ve Okul Aile Birliğinin kendi dönemine ait gelir gider hesap bilançosunun ibra edilmediği,
   Tahmini Bütçenin hazırlanmadığı,
   Okul ihtiyaçları için Yönetim Kurulunun yetkilendirilmediği,
   Genel kurul toplantılarının yeri, zamanı ve gündemi en az on beş gün önceden üyelere bildirilmesi gerekirken toplantı tarihine yakın tarihlerde bildirildiği,
   Genel Kurul toplantısında Denetleme Kuruluna velilerden 2 asil ve 2 yedek üye seçildiği,
   Genel Kurul Toplantı tutanağında Denetleme Kuruluna Öğretmenler Kurulundan seçilen 2 asil ve 2 yedek öğretmen üyelerin isimlerinin yazıldığı,
   Bazı okullarda Genel Kurul toplantı yeter sayısının olmadığı görülmüştür.

4- Okul Aile Birlikleri Karar Defterlerinde;

   Genel Kurul toplantısının yapılmasına dair karar alınmadığı,
   Defterin Notere onaylatılmadığı noter yerine Okul müdürü tarafından onaylandığı,
   Karar numaralarının her yıl değişiminde veya genel kurul toplantısından sonra 1 karar numarasından başlandığı,
   Genel Kurul toplantısı yapılmadan önce Denetleme Kurulu nihai raporu ve Okul Aile Birliğinin kendi dönemine ait gelir gider hesap bilançosunun yazılmadığı,
   Yönetim Kurulunun Genel kurulu tarihini takip eden bir hafta içinde yapılan toplantıda Yönetim Kurulu yedek üyelerinin ve birkaç okulda Denetleme Kurulu asil ve yedek üyelerin yazılmadığı,
   Denetleme Kurulu üyelerinin görev dağılımının yapılmadığı,
   Genel Kurul toplantısında hazırlanan Tahmini bütçenin yazılmadığı,
   Okulun ihtiyaçları için harcama yapmadan önce karar alınmadığı,
   Okulun ihtiyaçları için yapılan harcamalara ait gider faturalarının yazılmadığı,
   Aylık yönetim kurulu toplantısında çıkan aya ait gelir-gider, alacak-verecek, banka hesap bakiyesi ve diğer bilgilerin karar defterine yazılmadığı,
   Okul ile ilgili elde edilen bütün gelir ve giderlerin yazılmadığı,
   Kantin ihalesi, kermes, Bahçe gelirleri, etkinlik vb. konuların yazılmadığı,
   Karar defterine bilgisayar çıktılarının yapıştırıldığı,
   Alınan kararlarda yönetim kurulu üyelerinin imzalarının eksik olduğu,
   Üye imzalarının içerisinde Okul İdaresinin imzalarının olduğu,
   Para çekme yetkisi için alınan kararda Okul idaresi personelinin ismi olduğu tespit edilmiştir.

5- Okul Aile Birliğine ait bazı okullarda Gelen Giden Evrak Kayıt Defterinin olmadığı, Gelen Giden Evrak Kayıt Defteri kullanan okullarda ise İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından onaylanmadığı tespit edilmiştir.

6- Gelir Gider Defterinde;

   Defterin İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce onaylanmadığı,   
   Okullarda gelir gider defteri tutulmadığı,
   Gelir Gider Defteri Gelir hanesinde ve TEFBİS gelir çıktılarında velilerden toplanan bağış ve yardımlar; sınıf-şube adı, sınıf öğretmeni adı, okul aile birliği başkanı adı, sınıf annesi adı veya sınıftaki bir veli adına yazıldığı,
   Okul Aile Birliğinin kendi dönemine ait gelir gider bilançosunun yazılmadığı,
   Okul Aile Birliğine ait elde edilen bütün gelir ve giderlerin gelir gider defterine işlenmediği,
   Devirlerin yılbaşı baz alındığı,
   Okullarda bağış gelirleri dışında (kantin kirası, kantin geliri, aktarım gelirleri, bahçe gelirleri, etkinlik ve organizasyon, salon kirası vb.)elde edilen gelirlerin gelir gider defteri ve TEFBİS’e bağış olarak kayıt edildiği,
   Okul Aile Birliği hesaplarında maddi imkanlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçları için harcama yapılmadığı,   
   Okul telefon faturaları birkaç ay biriktikten sonra toplu yatırıldığı tespit edilmiştir.

7- Harcama Bilgilerinin Yer Aldığı Dosyada;

   TEFBİS’den alınan gelir ve gider çıktıları ayrı ayrı dosyalanmadığı,
   TEFBİS gider çıktılarına faturaların eklenmediği,
   TEFBİS gelir ve gider çıktılarına Okul Müdürünün isminin yazıldığı,
   TEFBİS çıktılarında veli imzası, okul aile birliği başkanı imzası ve okul mührünün olmadığı,
   TEFBİS gelir (bağış) çıktılarının bir suretinin öğrenci velisine verilmediği,
   TEFBİS Sistemine her ay düzenli olarak gelir-gider kaydı girilmediği ve aylık raporlarının alınmadığı,
   Gelir makbuzlarının kurum mührüyle mühürlendikten sonra karar defterine kayıt edilmediği,
   Gider pusulasının olmadığı,
   Okul Aile Birliğince Okula alınan demirbaş malzemelerin TİF’e kayıt edilmediği,
   Okul idareleri, Okul Aile birliğinin evraklarının muhafazası için okulda yer müsait ise bir oda tahsis edilmesi, değil ise kilitlenebilir bir dolap verilmesi gerektiği,
   Mal ve hizmet alımları, usulüne göre oluşturulan komisyonlarca üç kişilik komisyon marifeti ile yapılmadığı görülmüştür.

8- Okul Aile Birliğine Banka Hesabında;

   “Belge karşılığı” ile alınan bağışların 5 iş günü içerisinde bankaya yatırılmadığı,
   Okul Aile Birliğine ait banka hesap dökümü aylık olarak düzenli alınmadığı,
   Denetleme tarihi itibari ile bazı okulların Okul Aile Birliği banka hesap dökümünün görülmediği,
   Okul Aile Birliğine ait banka hesaplarından Banka Şubesi tarafından hesap işletim ücreti ve EFT/Havale ücreti kesildiği,
   Okul Aile Birliğine ait banka hesabında birkaç okulun okul idaresi tarafında para yatırılıp çekildiği,
   Okul Aile Birliğine ait Banka hesabının bazı okullarda ilkokul yerine halen ilköğretim okulu yazılı olduğu,
   Birliğin “Banka Hesap dökümü = Gelir-Gider Defteri = TEFBİS” kayıtları denk tutulmadığı tespit edilmiştir.


9- Okul Aile Birliğine Ait Raporların;

   Yönetim Kurulu tarafından üçer aylık gelir-gider raporlarının yapılmadığı,
   Denetleme Kurulu, altışar aylık periyotlar halinde yılda en az iki defa Yönetim Kurulunun faaliyetlerini incelediği dönem raporu ve Genel Kurul toplantısına sunduğu nihai raporun yapılmadığı,
   Gelir gider kayıtları, her dönem en az birer defa okulun ilan panosunda ve internet sayfasında duyurulmadığı,
   Yönetim Kurulu, Genel Kurul toplantısında yapılması gereken Okul Aile Birliği yıllık tahmini bütçesini okul ilan panosu ve internet sayfasında yayınlamadığı,
   Yönetim Kurulu seçildiği dönem için yıllık tahminî bütçe ve yılsonu malî raporunu (Gelir-Gider Bilançosu) hazırlamadığı tespit edilmiştir.

10- Okul Kantinleri Dosyasında;

   Okullar açılmadan önce okul kantin işletmesinin ihaleye verilmesi ile ilgili yazıların bulunmadığı,
   Muhammen bedel tespit belgesi, Kantin ihalesini kazananlara ait faaliyet raporunun olmadığı,(Kantin ihalesinin İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından yapıldığı için evrakların İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Kantin ihale dosyasında bulunduğu),
   İhale ile tutulmayan okul kantinlerinin tutanaklarının bulunmadığı,
   İhale ile tutulmayan kantinlerin Okul aile birliğince işletilmesine dair Yönetim Kurulunca Karar Defterinde karar alınmadığı ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne yazı ile bildirilmediği,
   Kantinde çalışan her bir personel için hazırlanması gereken dosyada;
    Ustalık belgesi,
    Adli sicil raporu (Sabıka kaydı),
    Sağlık raporu (Portör muayenesi),
    Hijyen belgesinin bulunmadığı,
   Kantin Denetleme raporlarının bulunmadığı,
   Kantin dosyasında İhale ile tutulan kantin işletmelerinin kantin kira gelirlerine ait %3 arz bedeli, %10 İl MEM. ve %10 İlçe MEM. Paylarının yatırıldığı banka dekontlarının olmadığı,
   Birliklerce işletilen kantin işletmesinin Okul Aile Birliği gelir- gider defterinden ayrı kantin işletmesi gelir-gider defterinin olmadığı,
   Birliklerce işletilen kantin işletmesinin kantin gelir-gider defterinde okul aile birliği gelir- gider defterine kaydedilmesi gereken giderlerin işlendiği,
   Birliklerce işletilen kantin işletmesinin gelir gider farkı hesaplanmasında aylık, dönemlik ve yılsonu şeklinde farklı uygulamaların olduğu,
   Birliklerce işletilen kantin işletmelerinin gelir- gider farklarına ait %1 arz bedeli, %10 İl MEM. ve %10 İlçe MEM. Paylarının yatırılmadığı,
   Bazı okullarda Birliklerce işletilen kantin gelirlerinin Okul Aile Birliği gelir gider defterine gelir kayıt etmediği,
   Kantin elektrik ve su bedellerinin gelir gider defterine gelir kayıt edildiği,
   Okul kantin ihalesini kazanan bazı kantin işletmecilerinin kantin kira taksitlerini, elektrik ve su bedellerini, arz payı, il/ilçe MEM. Paylarını yatırmadıkları,
   Okul aile birliği tarafından düzenlenen kantin kira sözleşmesinde bazı imzaların eksik olduğu ve her sayfaların imzalanmadığı,
   Okul aile birliği tarafından düzenlenen kantin kira sözleşmesinde kantinde kullanılan elektrik, su ve ısınma bedellerinin nasıl ve ne kadar tahsil edileceğinin yazılmadığı,
   İhale ile işletilen kantin işletmelerinde Kantin işletmesini kiralayan işletmecilerin kiralarını zamanında ödemediği,   
   İhale ile işletilen kantin işletmelerinde Kantin işletmesini kiralayan işletmecilerin kiralarını ödemeden kantin işletmesin terk ettikleri, şartnameye uymadıkları ve kalan borçlarını ödemedikleri,
   Okul aile birliğince işletilen Okul kantin işletmelerinde iş-kur personeli çalıştırıldığı,
   Kantin işletmelerinde öğrencilerin rahatlıkla görebileceği yerlere fiyat tarifesinin asılmadığı,
   Kantin ve benzeri yerlerin işletilmesi halinde aşağıda bulunması gereken evrak ve dosyaların olmadığı,
    Yazışmalar dosyası,                  
    Sözleşme dosyası,                  
    Okul Aile Birliğince kantin ve benzeri yerlerin işletilmesi hakkının alındığına ait yazı,   
    Kiracı ile yapılan şartname ve sözleşmeler,                  
    Yer teslim tutanağı,                  
    Kantin denetim formu,                  
    Ödemeler dosyası (Kiranın %6 katı teminat, arz bedeli, okul payı, il/ilçe MEM. payı ve elkt., su, ısınma bedeli ödemeleri),         
   Kira sözleşmesinde sözleşme tarihlerinin güncel olmadığı tespit edilmiştir.


11- Okul Yemek İhalesi;

   Okulda yemekhanede çalışan personel için dosya tutulmadığı tespit edilmiştir.
   Dosya içerisinde olması gereken;
    İşletmeci tarafından 6 ayda bir yaptırılan personelin periyodik sağlık kontrol formunun olmadığı,
    Personelin hijyen sertifikasının olmadığı,
    Personelin sabıka kayıtları (Adli sicil raporu) olmadığı,
   Yemekhane Denetim formunun olmadığı,
   Yemek numuneleri uygun saklama kabında 72 saat saklanmadığı tespit edilmiştir.

12- Okul Servis Araçları İhalesi;

   Okul servis araçları ve Şoförlerle İlgili Dosyada;
    Okul servis araçları ve şoförlerle ilgili denetim raporlarının görülmediği,
    Personelin sabıka kayıtları (Adli sicil raporu) olmadığı,
    Sağlık muayenesi,
    Aracın cinsine göre ehliyeti, src belgesi ve diğer belgelerin olmadığı tespit edilmiştir.
   Okullarımızın bazılarında Okul servis araçları ihalesi haricinde Okul aile birliğince oluşturulacak komisyon tarafından sözleşme ile yapılması gereken mutabakatın öğrenci velileri ile servis şoförleri arasında sözlü anlaşma yaptıkları görülmüştür.

13- Tek Müdür ile idare edilen İlkokul ve Ortaokulların Okul Aile Birliklerinde;

   Okul Aile Birliğinin banka hesabı, tefbis kayıtları ve gelir gider defterlerinin ilkokul için ayrı, ortaokul için ayrı tutulması gerektiği,
   Okul Aile Birliği Genel Kurul toplantısı, Yönetim Kurulu ve karar defterinin tek olduğu görülmüştür.

Facebook'ta PAYLAŞ
Saklamak değil, paylaşmak olsun özün. Eleştirmek değil, çözümü göstermek olsun sözün. Yıkmakta değil, yapmakta olsun gözün. Saldırmak değil, sarılmaktır çözüm.