Okul Aile Birliği İşlemlerinde Sık Yapılan Hatalar


1- Okul Aile Birliği Genel Kurul toplantılarının Ekim ayı sonuna kadar yapılması gerekirken bazı okullarda Kasım ve Aralık ayında yaptığı görülmüştür.

2- Genel Kurul Toplantı Dosyasında;

   Toplantı gündem yazısı,
   Veli duyuru pusulası,
   Genel Kurul toplantı tutanağı,
   Veli imza sirküleri,
   Gelir-Gider Bilançosu,
   Denetleme Kurulu nihai raporu,
   Tahmini bütçe görülmemiÅŸtir.

3- Genel Kurul Toplantı Tutanağında;

   Divan BaÅŸkanı ve Katip üyenin seçilmediÄŸi,
   Yönetim Kurulu ve Denetim Kuruluna seçilen velilerin aldığı oyların yazılmadığı,
   Denetleme Kurulu nihai raporu ve Okul Aile BirliÄŸinin kendi dönemine ait gelir gider hesap bilançosunun ibra edilmediÄŸi,
   Tahmini Bütçenin hazırlanmadığı,
   Okul ihtiyaçları için Yönetim Kurulunun yetkilendirilmediÄŸi,
   Genel kurul toplantılarının yeri, zamanı ve gündemi en az on beÅŸ gün önceden üyelere bildirilmesi gerekirken toplantı tarihine yakın tarihlerde bildirildiÄŸi,
   Genel Kurul toplantısında Denetleme Kuruluna velilerden 2 asil ve 2 yedek üye seçildiÄŸi,
   Genel Kurul Toplantı tutanağında Denetleme Kuruluna Öğretmenler Kurulundan seçilen 2 asil ve 2 yedek öğretmen üyelerin isimlerinin yazıldığı,
   Bazı okullarda Genel Kurul toplantı yeter sayısının olmadığı görülmüştür.

4- Okul Aile Birlikleri Karar Defterlerinde;

   Genel Kurul toplantısının yapılmasına dair karar alınmadığı,
   Defterin Notere onaylatılmadığı noter yerine Okul müdürü tarafından onaylandığı,
   Karar numaralarının her yıl deÄŸiÅŸiminde veya genel kurul toplantısından sonra 1 karar numarasından baÅŸlandığı,
   Genel Kurul toplantısı yapılmadan önce Denetleme Kurulu nihai raporu ve Okul Aile BirliÄŸinin kendi dönemine ait gelir gider hesap bilançosunun yazılmadığı,
   Yönetim Kurulunun Genel kurulu tarihini takip eden bir hafta içinde yapılan toplantıda Yönetim Kurulu yedek üyelerinin ve birkaç okulda Denetleme Kurulu asil ve yedek üyelerin yazılmadığı,
   Denetleme Kurulu üyelerinin görev dağılımının yapılmadığı,
   Genel Kurul toplantısında hazırlanan Tahmini bütçenin yazılmadığı,
   Okulun ihtiyaçları için harcama yapmadan önce karar alınmadığı,
   Okulun ihtiyaçları için yapılan harcamalara ait gider faturalarının yazılmadığı,
   Aylık yönetim kurulu toplantısında çıkan aya ait gelir-gider, alacak-verecek, banka hesap bakiyesi ve diÄŸer bilgilerin karar defterine yazılmadığı,
   Okul ile ilgili elde edilen bütün gelir ve giderlerin yazılmadığı,
   Kantin ihalesi, kermes, Bahçe gelirleri, etkinlik vb. konuların yazılmadığı,
   Karar defterine bilgisayar çıktılarının yapıştırıldığı,
   Alınan kararlarda yönetim kurulu üyelerinin imzalarının eksik olduÄŸu,
   Ãœye imzalarının içerisinde Okul Ä°daresinin imzalarının olduÄŸu,
   Para çekme yetkisi için alınan kararda Okul idaresi personelinin ismi olduÄŸu tespit edilmiÅŸtir.

5- Okul Aile Birliğine ait bazı okullarda Gelen Giden Evrak Kayıt Defterinin olmadığı, Gelen Giden Evrak Kayıt Defteri kullanan okullarda ise İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından onaylanmadığı tespit edilmiştir.

6- Gelir Gider Defterinde;

   Defterin Ä°lçe Milli EÄŸitim Müdürlüğünce onaylanmadığı,   
   Okullarda gelir gider defteri tutulmadığı,
   Gelir Gider Defteri Gelir hanesinde ve TEFBÄ°S gelir çıktılarında velilerden toplanan bağış ve yardımlar; sınıf-ÅŸube adı, sınıf öğretmeni adı, okul aile birliÄŸi baÅŸkanı adı, sınıf annesi adı veya sınıftaki bir veli adına yazıldığı,
   Okul Aile BirliÄŸinin kendi dönemine ait gelir gider bilançosunun yazılmadığı,
   Okul Aile BirliÄŸine ait elde edilen bütün gelir ve giderlerin gelir gider defterine iÅŸlenmediÄŸi,
   Devirlerin yılbaşı baz alındığı,
   Okullarda bağış gelirleri dışında (kantin kirası, kantin geliri, aktarım gelirleri, bahçe gelirleri, etkinlik ve organizasyon, salon kirası vb.)elde edilen gelirlerin gelir gider defteri ve TEFBÄ°S’e bağış olarak kayıt edildiÄŸi,
   Okul Aile BirliÄŸi hesaplarında maddi imkanlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçları için harcama yapılmadığı,   
   Okul telefon faturaları birkaç ay biriktikten sonra toplu yatırıldığı tespit edilmiÅŸtir.

7- Harcama Bilgilerinin Yer Aldığı Dosyada;

   TEFBÄ°S’den alınan gelir ve gider çıktıları ayrı ayrı dosyalanmadığı,
   TEFBÄ°S gider çıktılarına faturaların eklenmediÄŸi,
   TEFBÄ°S gelir ve gider çıktılarına Okul Müdürünün isminin yazıldığı,
   TEFBÄ°S çıktılarında veli imzası, okul aile birliÄŸi baÅŸkanı imzası ve okul mührünün olmadığı,
   TEFBÄ°S gelir (bağış) çıktılarının bir suretinin öğrenci velisine verilmediÄŸi,
   TEFBÄ°S Sistemine her ay düzenli olarak gelir-gider kaydı girilmediÄŸi ve aylık raporlarının alınmadığı,
   Gelir makbuzlarının kurum mührüyle mühürlendikten sonra karar defterine kayıt edilmediÄŸi,
   Gider pusulasının olmadığı,
   Okul Aile BirliÄŸince Okula alınan demirbaÅŸ malzemelerin TÄ°F’e kayıt edilmediÄŸi,
   Okul idareleri, Okul Aile birliÄŸinin evraklarının muhafazası için okulda yer müsait ise bir oda tahsis edilmesi, deÄŸil ise kilitlenebilir bir dolap verilmesi gerektiÄŸi,
   Mal ve hizmet alımları, usulüne göre oluÅŸturulan komisyonlarca üç kiÅŸilik komisyon marifeti ile yapılmadığı görülmüştür.

8- Okul Aile Birliğine Banka Hesabında;

   â€œBelge karşılığı” ile alınan bağışların 5 iÅŸ günü içerisinde bankaya yatırılmadığı,
   Okul Aile BirliÄŸine ait banka hesap dökümü aylık olarak düzenli alınmadığı,
   Denetleme tarihi itibari ile bazı okulların Okul Aile BirliÄŸi banka hesap dökümünün görülmediÄŸi,
   Okul Aile BirliÄŸine ait banka hesaplarından Banka Åžubesi tarafından hesap iÅŸletim ücreti ve EFT/Havale ücreti kesildiÄŸi,
   Okul Aile BirliÄŸine ait banka hesabında birkaç okulun okul idaresi tarafında para yatırılıp çekildiÄŸi,
   Okul Aile BirliÄŸine ait Banka hesabının bazı okullarda ilkokul yerine halen ilköğretim okulu yazılı olduÄŸu,
   BirliÄŸin “Banka Hesap dökümü = Gelir-Gider Defteri = TEFBÄ°S” kayıtları denk tutulmadığı tespit edilmiÅŸtir.


9- Okul Aile Birliğine Ait Raporların;

   Yönetim Kurulu tarafından üçer aylık gelir-gider raporlarının yapılmadığı,
   Denetleme Kurulu, altışar aylık periyotlar halinde yılda en az iki defa Yönetim Kurulunun faaliyetlerini incelediÄŸi dönem raporu ve Genel Kurul toplantısına sunduÄŸu nihai raporun yapılmadığı,
   Gelir gider kayıtları, her dönem en az birer defa okulun ilan panosunda ve internet sayfasında duyurulmadığı,
   Yönetim Kurulu, Genel Kurul toplantısında yapılması gereken Okul Aile BirliÄŸi yıllık tahmini bütçesini okul ilan panosu ve internet sayfasında yayınlamadığı,
   Yönetim Kurulu seçildiÄŸi dönem için yıllık tahminî bütçe ve yılsonu malî raporunu (Gelir-Gider Bilançosu) hazırlamadığı tespit edilmiÅŸtir.

10- Okul Kantinleri Dosyasında;

   Okullar açılmadan önce okul kantin iÅŸletmesinin ihaleye verilmesi ile ilgili yazıların bulunmadığı,
   Muhammen bedel tespit belgesi, Kantin ihalesini kazananlara ait faaliyet raporunun olmadığı,(Kantin ihalesinin Ä°lçe Milli EÄŸitim Müdürlüğü tarafından yapıldığı için evrakların Ä°lçe Milli EÄŸitim Müdürlüğü Kantin ihale dosyasında bulunduÄŸu),
   Ä°hale ile tutulmayan okul kantinlerinin tutanaklarının bulunmadığı,
   Ä°hale ile tutulmayan kantinlerin Okul aile birliÄŸince iÅŸletilmesine dair Yönetim Kurulunca Karar Defterinde karar alınmadığı ve Ä°lçe Milli EÄŸitim Müdürlüğüne yazı ile bildirilmediÄŸi,
   Kantinde çalışan her bir personel için hazırlanması gereken dosyada;
    Ustalık belgesi,
    Adli sicil raporu (Sabıka kaydı),
    SaÄŸlık raporu (Portör muayenesi),
    Hijyen belgesinin bulunmadığı,
   Kantin Denetleme raporlarının bulunmadığı,
   Kantin dosyasında Ä°hale ile tutulan kantin iÅŸletmelerinin kantin kira gelirlerine ait %3 arz bedeli, %10 Ä°l MEM. ve %10 Ä°lçe MEM. Paylarının yatırıldığı banka dekontlarının olmadığı,
   Birliklerce iÅŸletilen kantin iÅŸletmesinin Okul Aile BirliÄŸi gelir- gider defterinden ayrı kantin iÅŸletmesi gelir-gider defterinin olmadığı,
   Birliklerce iÅŸletilen kantin iÅŸletmesinin kantin gelir-gider defterinde okul aile birliÄŸi gelir- gider defterine kaydedilmesi gereken giderlerin iÅŸlendiÄŸi,
   Birliklerce iÅŸletilen kantin iÅŸletmesinin gelir gider farkı hesaplanmasında aylık, dönemlik ve yılsonu ÅŸeklinde farklı uygulamaların olduÄŸu,
   Birliklerce iÅŸletilen kantin iÅŸletmelerinin gelir- gider farklarına ait %1 arz bedeli, %10 Ä°l MEM. ve %10 Ä°lçe MEM. Paylarının yatırılmadığı,
   Bazı okullarda Birliklerce iÅŸletilen kantin gelirlerinin Okul Aile BirliÄŸi gelir gider defterine gelir kayıt etmediÄŸi,
   Kantin elektrik ve su bedellerinin gelir gider defterine gelir kayıt edildiÄŸi,
   Okul kantin ihalesini kazanan bazı kantin iÅŸletmecilerinin kantin kira taksitlerini, elektrik ve su bedellerini, arz payı, il/ilçe MEM. Paylarını yatırmadıkları,
   Okul aile birliÄŸi tarafından düzenlenen kantin kira sözleÅŸmesinde bazı imzaların eksik olduÄŸu ve her sayfaların imzalanmadığı,
   Okul aile birliÄŸi tarafından düzenlenen kantin kira sözleÅŸmesinde kantinde kullanılan elektrik, su ve ısınma bedellerinin nasıl ve ne kadar tahsil edileceÄŸinin yazılmadığı,
   Ä°hale ile iÅŸletilen kantin iÅŸletmelerinde Kantin iÅŸletmesini kiralayan iÅŸletmecilerin kiralarını zamanında ödemediÄŸi,   
   Ä°hale ile iÅŸletilen kantin iÅŸletmelerinde Kantin iÅŸletmesini kiralayan iÅŸletmecilerin kiralarını ödemeden kantin iÅŸletmesin terk ettikleri, ÅŸartnameye uymadıkları ve kalan borçlarını ödemedikleri,
   Okul aile birliÄŸince iÅŸletilen Okul kantin iÅŸletmelerinde iÅŸ-kur personeli çalıştırıldığı,
   Kantin iÅŸletmelerinde öğrencilerin rahatlıkla görebileceÄŸi yerlere fiyat tarifesinin asılmadığı,
   Kantin ve benzeri yerlerin iÅŸletilmesi halinde aÅŸağıda bulunması gereken evrak ve dosyaların olmadığı,
    Yazışmalar dosyası,                  
    SözleÅŸme dosyası,                  
    Okul Aile BirliÄŸince kantin ve benzeri yerlerin iÅŸletilmesi hakkının alındığına ait yazı,   
    Kiracı ile yapılan ÅŸartname ve sözleÅŸmeler,                  
    Yer teslim tutanağı,                  
    Kantin denetim formu,                  
    Ã–demeler dosyası (Kiranın %6 katı teminat, arz bedeli, okul payı, il/ilçe MEM. payı ve elkt., su, ısınma bedeli ödemeleri),         
   Kira sözleÅŸmesinde sözleÅŸme tarihlerinin güncel olmadığı tespit edilmiÅŸtir.


11- Okul Yemek Ä°halesi;

   Okulda yemekhanede çalışan personel için dosya tutulmadığı tespit edilmiÅŸtir.
   Dosya içerisinde olması gereken;
    Ä°ÅŸletmeci tarafından 6 ayda bir yaptırılan personelin periyodik saÄŸlık kontrol formunun olmadığı,
    Personelin hijyen sertifikasının olmadığı,
    Personelin sabıka kayıtları (Adli sicil raporu) olmadığı,
   Yemekhane Denetim formunun olmadığı,
   Yemek numuneleri uygun saklama kabında 72 saat saklanmadığı tespit edilmiÅŸtir.

12- Okul Servis Araçları İhalesi;

   Okul servis araçları ve Åžoförlerle Ä°lgili Dosyada;
    Okul servis araçları ve ÅŸoförlerle ilgili denetim raporlarının görülmediÄŸi,
    Personelin sabıka kayıtları (Adli sicil raporu) olmadığı,
    SaÄŸlık muayenesi,
    Aracın cinsine göre ehliyeti, src belgesi ve diÄŸer belgelerin olmadığı tespit edilmiÅŸtir.
   Okullarımızın bazılarında Okul servis araçları ihalesi haricinde Okul aile birliÄŸince oluÅŸturulacak komisyon tarafından sözleÅŸme ile yapılması gereken mutabakatın öğrenci velileri ile servis ÅŸoförleri arasında sözlü anlaÅŸma yaptıkları görülmüştür.

13- Tek Müdür ile idare edilen İlkokul ve Ortaokulların Okul Aile Birliklerinde;

   Okul Aile BirliÄŸinin banka hesabı, tefbis kayıtları ve gelir gider defterlerinin ilkokul için ayrı, ortaokul için ayrı tutulması gerektiÄŸi,
   Okul Aile BirliÄŸi Genel Kurul toplantısı, Yönetim Kurulu ve karar defterinin tek olduÄŸu görülmüştür.